Nói đến tổ chức sự kiện thì phải được phân ra tính chất của từng loại để làm cho phù hợp. Việc cần làm là gia đình cùng nhau bàn bạc, tránh tình trạng “trống đánh xuôi, kèn thổi ngược”. Cần thống nhất làm nhà hàng nào? Mời khách bao nhiêu? Món ăn gì? Trang trí ra sao? Chương trình bao gồm những gì?
Những sự kiện thế này thường mang ý nghĩa sâu sắc. Đó là ý thức về sự trưởng thành trong việc tổ chức lễ đi học, lễ trưởng thành. Sự gắn bó, trách nhiệm trong tình yêu để giữ gìn hạnh phúc trong hôn nhân của đám cưới. Là lễ đầy tháng, thôi nôi của con cháu. Con cái là nền tảng của hạnh phúc và sự kết nối vợ chồng khăng khít mà không gì thay thế được.
Mỗi một sự kiện là một ý nghĩa. Vậy làm sao để con cái sau này lớn lên, nhìn lại hình ảnh trân quý khi xưa cha mẹ đã dành cho mình mà hiểu được rồi qua đó mà hiếu lễ hơn. Nên lưu giữ hình ảnh các con khi bé đặc biệt là vào các dịp lễ quan trọng là rất cần thiết.
Khách mời và thiệp mời
Một trong những việc đầu tiên cần làm là danh sách khách mời. Đây là một vấn đề rất quan trọng không thể coi nhẹ. Mời ai phải được rà đi soát lại cho kỹ càng. Tránh tình trạng người được mời không hoan hỉ mà người không được mời lại chạnh lòng trách móc.
Đến thiệp mời cũng rất quan trọng, nhiều gia đình nghĩ đơn giản nôm na nhưng khách mời thường thấy được trân trọng hơn khi có thiệp đấy là tâm lý chung.
Trong thiệp nên mạnh dạn như người Đức là đề thêm dòng: Để đón tiếp quý khách được chu đáo, xin quý khách cho biết số lượng người tham dự và mong quý khách đến đúng giờ để buổi lễ được diễn ra đúng kế hoạch.
Khi đưa thiệp nên chủ động nói điều này với người được mời. Tránh tình trạng không nắm được số lượng người đi để đặt đồ ăn và chương trình bị lỡ do khách đến rải rác quá muộn.
Chọn địa điểm và món ăn
Có hai cách là thuê địa điểm và mang đồ ăn đến; hoặc thuê luôn cả quán và đồ ăn của quán. Tuỳ mong muốn của chủ nhân mà làm theo phương án nào nhưng hình thức làm luôn ở quán thường tiết kiệm hơn. Nhưng nhiều người đặc biệt là tiệc cưới vì muốn có hội trường sang trọng và món ăn Việt cho phù hợp khẩu vị của thực khách nên họ chọn phương án thuê hôn trường riêng.
Có trường hợp riêng tiền thuê hội trường và trang trí lên đến vài chục nghìn nhưng khi thực khách Việt bước vào nhộn nhạo rồi ăn uống đồ Việt lích kích mang đến khiến cho không gian không còn sự sang trọng phù hợp.
Đến vấn đề món ăn nhiều khi cũng nhức đầu. Người Việt thích ăn đồ Việt dù quanh đi quẩn lại cũng chỉ từng ấy thực đơn trong nhà hàng dành cho lễ hội. Có lẽ đây là điều khó xử lý nhất. Có lần tôi đi dự một đám cưới rất sang trọng, ngồi chờ mãi mới đến màn ẩm thực thì hầu hết khách đều thất vọng vì những món ăn đưa ra, dù mỗi suất ăn giá 150 Euro. Vì vậy thực đơn cần được nghiên cứu kỹ. Thà ít món mà chọn những món ăn tinh tuý hơn là quá nhiều món không thể nào ăn hết. Ngoài ra cũng nên tìm hiểu khẩu vị quan khách cho phù hợp.
Ngồi mâm hay ăn Buffet
Nhìn chung người Việt thích ngồi mâm khỏi phải đứng lên ngồi xuống nhưng theo kinh nghiệm của các nhà tổ chức thì vì tính thiếu chính xác của người Việt nên đặt mâm thường nhiều hệ lụy hơn đặt Buffet.
Mâm cần đủ sáu người, mỗi mâm lại phải đủ món nhưng người Việt thường không để ý. Gặp đâu ngồi đó, trẻ em chẳng ăn gì nhiều cũng ngồi lẫn với người lớn mất một chỗ. Cuối cùng lộn xộn thừa thiếu rất khó cho cả nhà hàng lẫn chủ. Thường thì khi thanh toán bao giờ giá cũng đội lên nhiều so với khi đặt. Nhà hàng cũng thường đủ khôn ngoan làm sẵn vài mâm dự phòng. Vậy người thiệt thòi sẽ luôn là chủ lễ hội. Có khi trả hơn rất nhiều tiền so với Buffet.
Có những vấn đề rất tế nhị cần thỏa thuận trước với chủ quán như là nước uống. Trong suất ăn từng ấy tiền có nước uống rồi vậy nhà hàng chỉ phục vụ trong danh sách ấy thôi. Tránh tình trạng khách uống những thức uống khác sẽ bị tính tiền thêm, nhiều người méo mặt vì trả thêm khá nhiều tiền nước uống.
Ngoài ăn uống, đồ tráng miệng và rượu cần thỏa thuận với nhà hàng. Còn một phần rất tế nhị là nên cho người đếm thực khách. Nhiều nhà hàng đếm thừa khách mà gia chủ đành ngậm bồ hòn làm ngọt. Thường thì như đã nói là người Việt hay đứng ngồi lung tung rồi kéo thêm ghế ra nên nhà hàng sẽ theo thế mà tính đồ ăn, thức uống thêm.
Chương trình và chụp ảnh lưu niệm
Thường thì phần chụp ảnh nên làm trước giờ ăn. Vì lúc này tâm lý mọi người đang háo hức và phấn son chưa kịp phai màu. Vì vậy trong danh sách khách mời nên chuẩn bị sẵn từng nhóm lên chụp ảnh cùng gia chủ. Công việc này đương nhiên MC sẽ là người đảm nhiệm đọc danh sách và tốt nữa hãy thêm một người đến mời người chụp ảnh lên kẻo nhiều khi họ chuyện trò không để ý rất mất thời gian.
Phần MC nếu có điều kiện nên mời một người có kinh nghiệm. Họ cũng sẽ là người có nhiều trải nghiệm trong công việc nên sẽ có lời khuyên hữu ích cho gia chủ vốn ít khi tổ chức tiệc tùng.
Chương trình muốn thành công MC cũng là người góp sức. Hãy cùng họ bàn bạc mọi vấn đề để tránh lộn xộn. Ai là người đón khách, ai phát biểu gì? Nói trong bao lâu và nói như thế nào đều cần được viết ra hoặc học thuộc lòng để khi nói được trôi chảy.
Ngoài chụp ảnh rồi ẩm thực sẽ đến phần văn nghệ. Đây sẽ là phần sôi nổi mà quan khách thường mong đợi háo hức. Nếu không mời ca sĩ chuyên nghiệp thì rất nên chuẩn bị sẵn xem nhờ những ai hát, múa, nhảy. Từ hàng vài tháng trước để họ luyện tập, tránh tình trạng đến đấy rồi mới mời họ hát. Phần cuối cùng thường là khiêu vũ. Đương nhiên âm nhạc là phần không thể thiếu. Nếu thuê được những người làm chuyên về nhạc thì sẽ tốt hơn.
Mai Anh Kiệt
© 2024 | Thời báo ĐỨC
